Neer – De Stichting OLS 2009 Neer krijgt een Handboek en een Smoelenboek. De werkgroep Public Relations en Communicatie (PRC) heeft het initiatief genomen voor een handzaam naslagwerk voor de werkgroepleden en de leden van schutterij St. Sebastianus. Hans Mingers, lid van de sponsorgroep, kwam met het idee om ook een Smoelenboek te maken.
“Niet alle werkgroepleden kennen elkaar, want zo zitten er ook niet Neerse mensen in de commissies. Het zou natuurlijk fijn zijn als iedereen weet welk gezicht bij welke naam hoort,” licht Hans Mingers zijn idee toe. OLS-fotograaf Emile Geelen heeft de meeste werkgroepleden inmiddels geportretteerd.
Over het handboek zegt Jos Emonts, voorzitter van de werkgroep PRC: “Het is natuurlijk heel belangrijk dat de duizenden afspraken, die we de komende maanden met elkaar gaan maken en moeten naleven, duidelijk worden vastgelegd. De afgelopen tijd zijn in de stuurgroep, en tussen de werkgroepen al heldere hoofdlijnen uitgezet. Die mag, en moet iedereen weten. Vandaar het idee voor een handboek. Het heeft ook een voorbeeldfunctie”.
In het handboek staan afspraken over de taken en verantwoordelijkheden van de werkgroepen, de verwerking van inkomende en uitgaande post, financiële uitgaven, het computergebruik in het OLS-kantoor, de aanschaf van goederen en diensten, de urenregistratie, de in- en externe communicatie enz. enz.
Het handboek is inmiddels in concept gereed. Maar helemaal afkomen, zal het voorlopig zeker niet. Het wordt een losbladig document dat van week tot week kan worden aangepast en aangevuld. Het losbladig systeem biedt mensen ook de mogelijkheid om gegevens voor eigen gebruik aan het handboek toe te voegen.